Canangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip, Wali Kota Madiun Musnahkan Arsip Tak Terpakai

Madiunpos.com, MADIUN -- Wai Kota Madiun, Maidi, mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), Selasa (4/10/2022). Tertib dan disiplin dalam arsip ini penting untuk menjalankan sistem di pemerintahan.

“Kita harus tetrib dalam pengarsipan. Semua OPD [organisasi perangkat daerah] jangan sampai kehilangan arsip. Kecuali arsip lama yang sudah tidak terpakai bisa dimusnahkan. Tentunya harus sesuai aturan,” kata Maidi.

Dalam pencanangan GNSTA itu, wali kota juga melakukan pemusnahan arsip lama yang sudah tidak terpakai dengan menggunakan mesin pencacah.

Dia menegaskan seluruh OPD di Kota Madiun harus tertib dan disiplin dalam mengelola arsip. Terutama OPD yang mengelola pelayanan publik. Jangan sampai masyarakat kesulitan untuk mendapatkan arsip yang mereka butuhkan.

Baca Juga: Cerita Aremania Selamat dalam Tragedi Kanjuruhan: Suasana Mencekam & Lihat Mayat di Mana-Mana

“Semisal di Dinas Pendidikan. Pengarsipan ijazah ini penting. Kalau nanti ijazah warga di Dinas Pendidikan tidak ada kan bisa repot. Padahal itu penting untuk masyarakat. Untuk itu, pengelolaan arsip ini sangat penting sekali,” jelasnya.

Pemusnahan Arsip

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kota Madiun, Heri Wasana, mengatakan pemusnahan arsip harus sesuai aturan. Arsip yang dimusnahkan minimal usiahnya 10 tahun. Selain itu, arsip tersebut sudah tidak digunakan dan tidak memiliki nilai.

Pihaknya memiliki tim arsiparis yang akan memilah arsip-arsip dari OPD yang layak untuk dimusnahkan atau tidak. Arsip yang hendak dimusnahkan akan dipilah terlebih dahulu, kemudian akan dianalisis kegunaannya.

“Kalau arsip ini layak dimusnahkan. Kemudian baru dimusnahkan. Semisal saat ini arsip yang dimusnahkan itu dari BKSDM, itu arsip dari tahun 1982 sampai 1992,” kata Heri.

Dia mencontohkan arsip yang layak dimusnahkan seperti undangan. Sedangkan arsip yang harus dijaga seperti arsip yang berkaitan dengan kepentingan masyarakat, perjalanan hidup seseorang, sejarah organisasi, dan lainnya.

Baca Juga: Satu Aremania Asal Magetan Jadi Korban Meninggal dalam Tragedi Kanjuruhan Malang

“Selain pemusnahan arsip ini. Kami juga melakukan digitalisasi arsip dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi,” jelasnya.

Pemusnahan arsip ini, kata Heri, dilakukan dengan tujuan supaaya arsip tersebut tidak disalahgunakan oleh orang tak bertanggungjawab. Selain itu juga untuk efisiensi tempat.

“Arsip-arsip yang sudah tidak berfungsi ini kan secara volume tinggi dan menyita tempat. Sehingga sangat perlu dimusnahkan. Yang jelas arsip yang dimusnahkan ini secara nilai ekonomi tidak ada, kemudian dari sisi kerahasiaan, bukan arsip rahasia,” terang dia. (ADV)