ARSIP DAERAH : Pemkot Madiun Belum Terapkan Arsip Elektronik, Ini Sebabnya

Arsip daerah berbasis elektronik belum mampu diterapkan di Pemkot Madiun.

Madiunpos.com, MADIUN — Pemerintah Kota (Pemkot) Madiun saat ini belum siap menerapkan pengarsipan elektronik. Hal itu karena Pemkot belum memiliki sumber daya manusia (SDM) mumpuni dan peralatan lengkap.

Sekretaris daerah (Sekda) Kota Madiun, Maidi, mengatakan pengarsipan dokumen di lingkungan Pemkot Madiun masih dikerjakan secara manual.

Ia mengakui Pemkot belum berani menggunakan sistem komputerisasi untuk mengarsipkan dokumen yang ada di seluruh satuan kerja perangkat daerah (SKPD) di Madiun.

Menurut dia, untuk membuat sistem pengarsipan elektronik dibutuhkan SDM yang berkompeten. Selain itu, alat yang dibutuhkan juga harus lengkap.

Dia mengakui pengarsipan elektronik sangat dibutuhkan karena dinilai lebih efektif. Selain itu, data kearsipan itu juga bisa diakses oleh semua orang melalui Internet.

"Kami belum siap apa-apa, teknologi belum punya, SDM juga belum ada," kata Maidi kepada wartawan seusai memberikan sambutan di acara Sosialisasi dan Pendampingan Kearsipan di Instansi Pemkot Madiun di Gedung Diklat Madiun, Rabu (2/3/2016).

Maidi menyampaikan meski masih manual, pengarsipan dokumen di Pemkot Madiun sudah bagus. Dia meminta seluruh SKPD pengguna APBD memiliki arsip atau dokumen secara mandiri. Ia beralasan arsip sangat penting sebagai bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan negara.

Menurut dia, seluruh PNS di lingkungan Pemkot Madiun harus mampu mengarsipkan dokumennya secara mandiri. Kemampuan pengarsipan juga dinilai sangat penting. Alasannya, ketika terjadi kesalahan dalam pengarsipan dan dokumen penggunaan APBD hilang, PNS bersangkutan bisa dikenai sanksi pidana.

“Seluruh penggunaan APBD itu harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk pengarsipan. Sehingga, nanti ketika ada masalah, arsip itu bisa digunakan untuk menjawab permasalahan itu,” jelas dia.

Kepala Bidang Pembinaan dan Pemsyarakatan Kerasipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Tidor Arif Djati, mengatakan keberhasilan pengarsipan ditunjang beberapa aspek yaitu terpenuhinya kebijakan yang mengatur penyelenggara pengarsipan dan pengelolaan arsip mulai dari proses penciptaan arsip, melakukan penyelamatan pendayagunaan sampai pelayanan kepada masyarakat.

Selain itu, pelaksanaan pembinaan dan pengawasan pengelolaan arsip.